Choisir la boîte à clés
Une boîte à clés à code fixée au mur reste la solution la plus simple et la plus fiable. Quelques conseils :
- choisissez un modèle solide, résistant à la pluie, avec un code à molettes facile à changer ;
- placez-la à un endroit facile à trouver mais discret, idéalement près de l'entrée ;
- gardez toujours un double des clés ailleurs, en cas d'oubli ou de perte.
Les serrures connectées sont pratiques, mais demandent une batterie et une connexion : prévoyez toujours un plan B.
Envoyer le code au bon moment
Ne mettez jamais le code dans l'annonce ni dans un document permanent. Envoyez-le par message le jour de l'arrivée, via la messagerie de la plateforme. Et changez-le régulièrement, par exemple après chaque séjour : un ancien voyageur ne doit pas pouvoir revenir.
Un livret d'accueil en ligne
Un bon livret d'accueil répond aux questions avant qu'elles ne soient posées : comment entrer, où se garer, le Wi-Fi, comment marchent la télé ou le chauffage, que faire des poubelles, l'heure de départ. En ligne, il a trois avantages :
- il est dans le téléphone du voyageur, avant même son arrivée ;
- il peut être traduit en anglais et en allemand, indispensable près de Bâle ;
- vous le mettez à jour en un instant, sans réimprimer quoi que ce soit.
Envoyez le lien la veille de l'arrivée : le voyageur a le temps de le lire, et le code arrive le lendemain.
La vidéo d'arrivée
Une courte vidéo filmée au téléphone, du trottoir jusqu'à la porte, vaut mieux que trois paragraphes d'explications. Filmez le chemin à pied, montrez la place de parking et la boîte à clés, puis la porte. Quelques mots à l'écran suffisent, en anglais simple, compris par tout le monde. Ne montrez pas le code dans la vidéo : il change, la vidéo reste.
Les erreurs qui coûtent des étoiles
- un code qui ne marche pas, ou une boîte à clés introuvable de nuit (pensez à l'éclairage) ;
- des explications seulement en français ;
- un stationnement mal expliqué, qui gêne les voisins ;
- aucun moyen de joindre quelqu'un en cas de souci.
Quand envoyer quoi ?
Un bon rythme : une confirmation chaleureuse à la réservation, puis un message le jour de l'arrivée avec l'adresse, le parking, le code de la boîte, le Wi-Fi et le lien du livret d'accueil, accompagné d'une photo de la boîte à clés. Envoyer le code le jour même limite les risques s'il circule.
Prévoir un plan B
- Un numéro joignable le soir de l'arrivée.
- Un deuxième jeu de clés accessible à une personne de confiance à proximité.
- Des piles de rechange pour une serrure électronique.
- Un code de secours à communiquer si la boîte se bloque.
Et avec Hostora ?
Pour chaque logement accompagné, on prépare un livret d'accueil en ligne en 4 langues, avec les vidéos d'arrivée et des explications pas à pas pour les équipements. On reste joignable pendant tout le séjour. Lire aussi : la check-list pour préparer son logement, ou demandez une estimation gratuite.
